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Bauaufsicht schafft Voraussetzungen für Digitalisierung der Baugenehmigungsakten

Mitteilung vom: 31.07.2020

Die Stadt Nettetal stellt am 7. August 2020 auf das neue Fachverfahren ProBAUG von ProSOZ um. Mit dieser Umstellung wird in der Seenstadt die Voraussetzung für eine Digitalisierung der Baugenehmigungsakten geschaffen. Antragsverfahren, die im bisherigen „alten" Fachverfahren noch nicht abgeschlossen werden konnten, werden im neuen Format erfasst. Mit der Erfassung im neuen Format erhält das Antragsverfahren ein neues Aktenzeichen. Die Unterlagen, die eingereicht wurden sowie der Schriftverkehr bleiben dabei unverändert. Architekten sowie Bauherren erhalten dann eine Mitteilung über das neue Aktenzeichen. Die neuen Aktenzeichen sind so aufgebaut, dass eine Anfrage sofort dem direkten Sachbearbeiter zugeordnet werden kann. Dies spart Zeit und ermöglicht eine direkte Ansprache.

Neue Anträge sind sowohl in Papierform, als auch digital im PDF-Format einzureichen. Eine rein digitale Abwicklung kann leider noch nicht erfolgen, da Antragsunterlagen als auch die Baugenehmigung noch mit Original-Unterschrift vorgehalten werden müssen. Schriftverkehre sollen per E-Mail erfolgen. Diese werden dem jeweiligen Antragsverfahren zugeordnet und sind damit digital hinterlegt.

Wie bei neuen Fachverfahren üblich, wird die routinemäßige Abwicklung sicherlich Fragen aufwerfen und zu neuen Erkenntnisgewinnen führen. „Im Test läuft das Verfahren", so die Fachbereichsleiterin Carola Schellhorn. Und dies, obwohl aufgrund der aktuellen Situation weder die Schulungen noch die Testzeiten ermöglicht werden konnten, die im Projekt vorgesehen waren. Schellhorn dankt dem Kommunalen Rechenzentrum Niederrhein (KRZN), das mit der Stadt Nettetal mit der Umstellung einen völlig neuen Weg ging und somit ein Pilotprojekt erfolgreich an den Start bringen kann.

Auch die Baugenehmigungsakten sowie die Denkmalakten sollen durch einen externen Anbieter digitalisiert werden. Im laufenden Betrieb wurden bereits etwa 6.000 Baulasten erfasst. Diese Erfassung brachte die Erkenntnis, dass die noch umfangreicheren Bau- und Denkmalakten nicht in Eigenregie digitalisiert werden können. „Papierakten bleiben uns trotz Digitalisierung noch ein Weilchen erhalten", so Schellhorn. Das Kreisarchiv wird die sogenannten Hausakten noch sichten müssen, bevor digitalisierte Akten vollständig vernichtet werden können.

Markus Grühn, Geschäftsbereichsleiter für Stadtentwicklung und Bauen, freut sich über die Einführung des neuen Fachverfahrens: „Ich bin stolz auf die Kolleginnen und Kollegen der Bauaufsicht. Solch ein Projekt trotz Corona-Pandemie an den Start zu bringen, ist eine tolle Sache."